86浪

这也许会是一个存储噩梦：考虑到愈加严格的法规要求和电子记录在法律案件中所扮演的重要角色，现在一些企业几乎将他们所有的数据信息都保存起来，以备不时之需。市场调研公司IDC表示，从2007年到去年，全球磁盘存储出货量增长了40.5%。
    当然，存储介质正在变得越来越便宜。据IDC称，磁盘存储每GB的成本从2007年到2008年将少了27%多。但是随着企业用户的平均存储需求量在快速增长，保存所有数据会带来长期的管理挑战和数据找回难题。分析师、律师和厂商都认为，企业最好是放弃一些数据——但是要非常谨慎。对于IT部门来说，这就意味着需要进行仔细的规划和执行。
    IDC分析师Rick Villars表示：“越来越多的企业开始意识到，不断增加存储并不能解决这个问题。”让快速增长的数据量一年接着一年地累积是企业用户无法承担的。那些将所有数据都保存下来的企业往往不知道哪些数据应用保存下来，哪些数据应该被删掉。
    除了磁盘、磁带、网络和管理的成本问题之外，保存过多数据还会给企业在应对官司的时候带来麻烦。EMC电子发现和法规遵从部门副总裁Andrew Cohen表示，找到和整理电子发现流程请求的数据往往需要花费100万美元左右的成本。
    经过对这一难题的研究，专业人士建议可以采取多种措施来确保企业既不用保存过多的数据，也不会因为不恰当地删除信息而陷入困境。他们发现，现在有很多技术可以起到帮助作用，但都需要人工参与。
每个企业机构都需要出于自己的目的保存信息，例如做公共知识库、交易查看和分析等等。除此之外，萨班斯法案和美国医治保险携带和责任法案这样的法规都要求企业必须将特定类型的内容保存规定的时间。而且，未来还将出台更多这方面的法案。Enterprise Strategy Group分析师Brian Babineau表示：“如果你是生意人，你就必须守法规。”
    但是保存信息会让你面临一个风险：法律案件中的电子发现请求会将一家企业的数据和数据管理暴露在严格审查之下。你保存的信息越多，他们要求的就越多，就会引发很多有危害性的结果。但是如果你的信息存储和删除策略不严格或者不连续的话，那么当你在法庭上被问及为什么无法提供某些信息的时候就没有辩解的根据了。
    在有些情况下，法律规定你必须作什么，往往只是告诉你了最底线，例如联邦民事诉讼规则提供了如何做存储决策的指南，但并不是硬性规定。
那些从很多年前就开始遵从数据相关法规的企业可能已经有了专门管理数据记录的部门。因为法律规定的复杂性和不同国家的差异性，这些专业人员往往有一本关于不同类型数据需求的手册，而这并不能简单地被IT部门作为一系列规程。
    第一步就是决定应该保存哪些数据，然后是决定使用什么方法来保存这些数据。在这里，使用数据分析软件的IT部门起到了关键作用。像Exterro、Vivisimo、Autonomy和Digital Reef这样一些厂商都提供了可以帮助企业了解他们有什么数据以及员工通常如何使用这些数据的软件。从法律和企业的角度来说，这些信息会对决定应该收集和保存哪些数据起到很大的帮助作用。
    市场分析公司Forrester Research分析师Andrew Reichman表示，IT部门可以而且应该对他们的数据保留策略进行调整以将他们需要保存的数据量将至最低。例如，他们可以将用户受欢迎程度分为几个类别，比如高管、后台工作人员以及专门负责企业知识产权的工作人员，然后有区别地处理他们的电子邮件。但这必须是基于精确且一致的策略、严格遵循法律依据的。
    Reichman表示：“你将敏感数据与其他非敏感数据分离开来的颗粒度越高，那么你未来可能节约的成本就越多。”
Babineau表示：“但是最终IT部门和法规遵从部门必须坐在一起相互沟通。”
    这一过程可能很难实现，因为两个部门实际上是没有交集的。IT管理员通常会查看与应用或者部门相关的数据，而记录管理员则会到考虑到知识产权。让双方一起合作有很大挑战性，有些企业是通过合并部门来解决这个问题的，而其他有些企业的专家只向IT团队提供建议。
    Babineau表示，当两个团队集合到一起制定策略的时候最好是将备份和归档分离开来。备份的目的是保留一份所有数据的副本，这样企业就可以在发生意外数据丢失的时候仍然保持正常运作。他说：“从某些程度上来说，我们将这一点理解为，‘它是一个保存数据的好办法’。”
    他说，备份系统并没有针对短期或者长期策略保存某种信息所需的颗粒度控制。例如，如果某一份业务记录需要保存七年的话，那么就不应该将这份记录与其他55000份文件保存在同一个备份磁带上。
    Babineau表示：“这样如果你希望将一份业务记录保存七年的话，你也需要将其他55000份文件保存七年。”而用不同的保留策略针对不同类型数据使用不同备份流程不仅成本很高，而且十分复杂。
    只有当需要有选择性地将信息保留特定时间的时候才应该选择归档技术。归档与备份是分离开来的，而且使用了不同的工具，这种流程的运行更加平滑，可以避免保留过多或者过少的信息。IBM和赛门铁克等厂商都提供了基于策略分析数据应该备份还是归档的应用产品。另外CommVault也推出了一款可以针对备份和归档筛选数据的工具。
    电子发现的未来前景也许表明了它将成为一项更令人头疼的难题。电子发现就是法律案件中的一方要求对方找到任何与案件相关的电子记录。Orrick Harrington & Sutcliffe电子发现特别顾问Wendy Curtis表示，电子发现请求通常主要涉及那些与案件相关的员工的电子邮件，当然电子发现请求还可以包括文字处理文档、源代码或者其类型的数据。
    Curtis表示，一旦一家公司意识到他们可能面临起诉，那么它有责任保留任何与案件相关人员有关的记录。这就意味着必须禁止所有对这些数据的销毁行为，即使是日常操作或者自动操作。
    为什么？因为如果原告通过电子发现流程寻找某些信息，然后发现这些信息在那个日期之后被删掉了，这可能会导致增加不必要的诉讼成本。